Verminder je werkdruk met een kwart

Erwin de Beer (49) is onderwijskundig adviseur op de Hanzehogeschool. Hij richt zich vooral op ICT-gebruik in het onderwijs en dan met name op het gebruik van sociale media. Sociale media vreten tijd en energie, ondanks dat weet Erwin op een voltijdbaan tien uur per week te winnen. Hoe doet ie dat?

Erwin is wat je noemt een early adopter, iemand die vooroploopt met nieuwe ICT-snufjes. In de zomer van 2008 maakte hij zijn Twitteraccount aan, twee jaar voordat Twitter een hype werd. ‘Terug van vakantie had ik zoveel tweets, dat ik het al niet meer kon bijhouden en ik wel drie uur per dag nodig had om alles te lezen. Na een week werd ik gek. Moet je nagaan dat er toen in Nederland zevenduizend gebruikers waren en iedereen elkaar zo’n beetje volgde. Iedereen zat met hetzelfde probleem en wisselde slimme manieren uit om met zo’n grote informatiestroom om te gaan. Je wilt niet alles weten, maar ook niets missen wat voor jou belangrijk is. Hoe doe je dat? Hoe filter je de informatiestroom zo dat je niets of weinig mist en de sociale media geen uren per dag opslokken? Daaruit is mijn systeem Slimmer Werken ontstaan.’ Erwins aanpak is wel afhankelijk van het werk en hoeveel sturing mensen daarop hebben. ‘Maar op alles waar een soort van inbox bij zit, kun je tijd winnen. Iedereen die meer dan vier uur per dag achter de computer zit, kan z’n werkdruk sterk verlagen. Je moet alleen orde scheppen en de consequenties aanvaarden. Er zijn in principe vier dingen die je met een mail kunt doen. Direct beantwoorden, verplaatsen, delegeren of weggooien. Mijn inbox is altijd leeg. Eén van de principes van Slimmer Werken is focussen, keuzes maken. Mailtjes classificeer ik als volgt: urgent of belangrijk. Urgent betekent: belangrijk voor een ander. Belangrijke mail is voor mij persoonlijk belangrijk.’ Mailtjes met het label urgent handelt Erwin snel en doeltreffend af. ‘Daar stop ik niet te veel tijd in. Voldoende is goed genoeg. Aan een belangrijk mailtje dat niet urgent is, besteed ik de tijd die nodig is.’ Belangrijk én urgent zijn de vervelendste mailtjes voor Erwin. ‘Je wilt ze zo goed mogelijk beantwoorden, doch de tijd staat het niet toe. Die mailtjes handel ik zo goed mogelijk af binnen de beschikbare tijd. Goed is goed genoeg. Mailtjes in de categorie niet belangrijk én niet urgent beantwoord ik niet meteen. Ik verplaats ze naar de map ‘later’. En daarin zit ’m de winst.’
Deze manier van informatiestromen verwerken, levert Erwin tien uur per week op. Dat is een kwart op een voltijdbaan. ‘Gemiddeld heb ik mijn werk in dertig uur af. Ongeveer tien weken per jaar heb ik de volle veertig uur nodig, maar er zijn ook weken waarin in mijn werk in twintig uur af heb. De uren die ik overheb, gebruik ik echt wel voor de Hanze, maar dan op mijn manier. Om me te verdiepen en te ontwikkelen, of om dit systeem te verbeteren. Maar ook om een extra middag vrij te nemen als ik moe ben.’
Erwin is ervan overtuigd dat hij bij iedereen de werkdruk met een kwart kan reduceren door zijn Slimmer Werken. Hij wil met alle plezier collega’s helpen om stappen te zetten en structuren aan te brengen. ‘Het is geen tovermiddel, maar in twee dagdelen kunnen we de boel écht op de rails zetten.’ Over de termijn dat Slimmer Werken winst gaat opleveren is Erwin stellig: ‘Na tien maanden levert dit je tien uur per week op.’
(Illustratie: Erwin de Beer)